Kennismaken met potentiële nieuwe leerlingen in tijden van Corona, dat vraagt om creativiteit, flexibiliteit en keuzes maken. Rotterdams Vakcollege De Hef vulde de werving voor het eerst deels in met een online programma. Ondanks het gemis van het fysieke contact zagen zij duidelijk verschil. Directeur Sacha van de Graaf: “We hebben in de eerste week meer aanmeldingen gehad dan afgelopen drie jaar.”
8 februari 2021, open dag op De Hef. Waar het normaal gesproken gonst in de gangen van het grote gebouw, staat nu middenin de lange gang een tafeltje. Vanachter het beeldscherm praat afdelingsleider Marianne Melgert met kleine groepjes geïnteresseerde leerlingen uit groep 8. Begeleid door een mooie powerpoint legt ze uit hoe de overstap gaat van de basisschool naar De Hef, terwijl haar collega het logistieke proces in de gaten houdt. Een docent en een leerling verzorgen in een eerder opgenomen filmpje een virtuele rondleiding door het gebouw. Werven in coronatijd. Het is anders, maar ja, het is niet anders.
Constante backup
Aan de plannen lag het niet. De Hef had dit jaar - net als anders - allerlei kennismakingsactiviteiten op de agenda staan. Een open lesochtend, een bruisende open dag, het bezoeken van basisscholen met presentaties van leerlingen uit de eerste klas. Een deel daarvan kon gelukkig nog doorgaan, zoals de open lesochtend in november, zij het met de nodige aanpassingen. Melgert: “Dat was spannend, want we kregen bijna dagelijks afmeldingen van scholen en docenten die uitvielen, dus we moesten constant zorgen voor backup. We hebben bijna alle docenten ingezet en de groep achters over twee lokalen verspreid, waarbij ze in het ene lokaal een telefoonoplader en in het andere een mondkapje maakten. Ik geloof dat de stappenteller ontplofte die dag, maar het is wel gelukt.”
Hoewel de opzet in essentie niet anders was dan voorheen, verschilde de uitvoering wel. “We hebben dit keer de onderbouw en de leerlingen betrokken bij de werving”, vertelt Melgert. “Niet alleen omdat wij meer handen nodig hadden, maar ook omdat zij aangaven nauwer betrokken te willen zijn bij de werving. Onze praktijkdocent heeft daarom een aantal van onze leerlingen getraind, zodat zij de groep achters konden begeleiden bij de praktische opdrachten.” Dat bleek voor alle partijen een succes. Van de Graaf: “De groep achters vonden het leuk, maar ook voor de leerlingen was het leuk én leerzaam. Ik ben hier sinds september en heb zelden een school meegemaakt waar de leerlingen zo trots zijn op hun school.”
Virtueel coconnetje
Voor de open dag in februari ging diezelfde pet niet op; alles moest online gebeuren. En wanneer je als vmbo-school alleen op afstand contact kan maken, waar kies je dan voor? “Vanaf het begin zaten we al te stoeien met die open dag”, blikt Melgert terug. “We wisten dat sommige scholen online lesjes gaven, maar leerlingen volgen in deze tijd al zoveel lessen op het scherm. We wilden in elk geval zorgen voor persoonlijk contact, een duidelijk verhaal, een kijkje in de keuken en contact met onze leerlingen. Dat hebben we vervolgens vormgegeven door steeds aan kleine groepjes heldere informatie te geven.”
‘Uiteindelijk is een schoolgebouw ook maar een stel stenen’
Ondanks het gemis van het fysieke contact is Van de Graaf tevreden over de online variant. “Wat er op het scherm gebeurde was heel warm en veilig. Als ik langs de tafel liep, leek het wel een coconnetje waar ze in zaten. Dat persoonlijke contact heeft goed gewerkt. Uiteindelijk is een schoolgebouw ook maar een stel stenen.” Ook Melgert is enthousiast over de laagdrempeligheid van het online contact. “Op een gegeven moment verwachtte ik nog iemand en zei één van de jongens: ‘Mevrouw, ik weet dat hij nog komt hoor, hij woont hier in de straat.’ Het formele viel weg, dat vond ik heel krachtig.”
Inhoudelijk samenwerken
Het informeren over de open dag gebeurde deels via de socials, deels door contact op te nemen met de basisscholen. “Normaal hangen er posters van de open dag in de scholen, maar door de onzekere situatie hadden wij ze nog niet gemaakt”, zegt Melgert. “Daarom hebben we alle scholen aangeschreven en groep 8 leerkrachten gebeld om ze op de hoogte te stellen van de open dag. Van de basisscholen kreeg ik terug dat ze het fijn vonden om die informatie te krijgen. Ik kan me voorstellen dat het voor hen ook moeilijk was om hun leerlingen te begeleiden in het zoeken naar passend vervolgonderwijs.”
Dat contact met het basisonderwijs houdt Van de Graaf er graag in. “Eigenlijk willen we die aandacht voor basisscholen niet beperken tot de wervingsperiode. We willen meer inhoudelijk het contact zoeken om de doorgaande lijn te bewaken van de basisschool naar het voortgezet onderwijs, en ik denk dat we met onze technieklokalen daadwerkelijk iets toe kunnen voegen aan basisscholen. Ik ben benieuwd wat basisscholen daarin van ons verwachten en zou het fijn vinden als ze daar terugkoppeling over kunnen geven, zodat we die relatie en die samenwerking in het belang van de leerlingen kunnen versterken.”
Tegenvallers
Toch was niet alles even succesvol. Zo viel de online scholenmarkt - hoe mooi de virtuele spelomgeving ook was - wat Melgert betreft tegen. “Er kwamen vooral havo en vwo-leerlingen op af, dus moesten we ze vaak doorverwijzen”, vertelt ze. “Daarnaast begreep ik dat het niet voor iedereen mogelijk was het programma op de computer te installeren. En veel van onze leerlingen pakken ook liever de telefoon.” Verder gaven veel ouders na de online open dag aan dat ze het gebouw graag van binnen wilden bekijken. Zodra de mogelijkheid er weer was, startte De Hef daarom met individuele fysieke rondleidingen. “Dat was erg intensief, eigenlijk niet te doen. Een volgende keer zouden we op z’n minst groepjes maken om dat meer behapbaar te maken.”
‘Straks hebben we maar twee aanmeldingen, grapte ik nog’
De school is positief verrast door het aantal aanmeldingen dat er nu al ligt. In de eerste week ontving de school al 20 aanmeldingen, een veel hoger aantal dan de afgelopen drie jaar. Melgert: “Ik grapte eerder nog naar Sacha: ‘Straks hebben we maar twee aanmeldingen’. Het was voor het eerst dat we iets online deden, maar het is eigenlijk beter gelopen dan hiervoor.” Van de Graaf knikt bevestigend: “Waar dat precies door komt, weet je natuurlijk niet. Maar met de online open dag hebben we al veel meer ouders en leerlingen bereikt dan anders. Het is goed dat je soms door omstandigheden gedwongen wordt om je werving anders aan te pakken, omdat het meer op kan leveren voor de jaren daarna.”
Niet minder, maar meer
Ondanks het succes van de online open dag hopen Melgert en Van de Graaf de leerlingen volgend jaar gewoon weer door de gangen te zien struinen, al blijft het online contact waarschijnlijk wel een onderdeel van de wervingsstrategie. Melgert: “Een combinatie van online en offline zou mooi zijn. We wilden niet minder, we wilden juist meer.” Van de Graaf knikt bevestigend. “Wij hebben nogal een creatief team. Onze praktijkdocenten wilden bijvoorbeeld met een laskar naar schoolpleinen gaan en daar met leerlingen gaan lassen. En zo zijn een heleboel ideeën niet uitgevoerd omdat het niet mocht.” Hij schiet in de lach en vervolgt: “Rotterdam kan volgend jaar zijn borst nat maken, want dan gaan we helemaal los!”