Toen Suzanne van Burik anderhalf jaar geleden aantrad als directeur van basisschool De Barkentijn, bleek het ziekteverzuim daar erg hoog. Ze besloot het verzuim drastisch aan te pakken. Door hierover met alle medewerkers in gesprek te gaan én te blijven, daalde het aantal ziekmeldingen sterk. Van Burik neemt haar ervaringen mee in de BOOR-werkgroep die het bestuur adviseert over het gezondheidsbeleid binnen de organisatie.
Het ziekteverzuim in het onderwijs ligt een stuk hoger dan het landelijk gemiddelde van 3,9 procent in 2015, zo gaven cijfers van het CBS eind maart van dit jaar aan. Na het openbaar bestuur en overheidsdiensten (5,1) en gezondheids- en welzijnszorg (5,0) komt het onderwijs met 4,9 procent op een derde plaats. Ook BOOR heeft de afgelopen jaren te maken met hoge ziekteverzuimpercentages. Een ongewenste situatie, voor de zieke medewerkers zelf, maar ook voor de leerlingen, de medewerkers die hun collega’s moeten vervangen en de kosten die ermee gepaard gaan. Reden waarom BOOR anderhalf jaar geleden besloot een werkgroep in het leven te roepen om met elkaar na te denken over een nieuw gezondheidsbeleid met als belangrijkste doel de aanpak van het ziekteverzuim. Waarom melden medewerkers zich ziek, hoe wordt erop gereageerd, is er een achterliggende oorzaak en vooral: wat kunnen we eraan doen om het verzuim terug te dringen? Met die vragen is de groep aan de slag gegaan. Voor Suzanne van Burik kwam het lidmaatschap van de werkgroep op het juiste moment. In haar nieuwe functie als directeur op De Barkentijn, een basisschool met twee locaties in De Beverwaard, kreeg ze te maken met een zeer hoog verzuimpercentage. ‘Toen ik aantrad lag het ziekteverzuim op 17 procent. Een deel van de medewerkers was langdurig ziek en in de praktijk blijkt dat je daar weinig invloed op hebt. Maar het kortdurend verzuim kun je wel degelijk aanpakken.’ Het aantal ziekmeldingen was de laatste jaren sterk gestegen, vooral nadat de school een rode kaart van de onderwijsinspectie kreeg. Scholen met een zeer zwakke beoordeling worden verplicht een verbetertraject te starten. Suzanne erkent dat zo’n traject voor veel mensen zwaar is. ‘Om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren, moeten we maatregelen nemen die niet voor iedereen even prettig zijn. Leerkrachten gaan werken met een kwaliteitskaart, ze worden geobserveerd door mensen van buiten, krijgen feedback en moeten goed naar hun eigen functioneren kijken. Als je dat niet gewend bent, kan dat bedreigend zijn. Ik zie dat vooral bij oudere leerkrachten, die zijn dat niet gewend. De druk die ze daarbij voelen, kan leiden tot uitval. Dat zie je niet alleen hier, maar in het hele onderwijs. Het is belangrijk dat wij hen daar als organisatie bij ondersteunen. Daarom bieden we deze leerkrachten coaching of trainingen aan.’ Een bijkomende factor die druk veroorzaakt is, dat een school na een zeer zwakke beoordeling vaak leerlingen kwijtraakt. ‘Groepen moeten worden samengevoegd en soms moet personeel afvloeien. Ook dat veroorzaakt de nodige onrust.’
Open communicatie
Het terugdringen van het ziekteverzuim begint volgens Suzanne met het voeren van gesprekken met álle medewerkers. Ze benadrukt dat het hier niet gaat om iemand die griep heeft of een migraineaanval, maar om die gevallen waar achter de ziekmelding iets anders zit. ‘Je moet er open met elkaar over praten en mensen moeten zich veilig voelen om alles te kunnen zeggen. Ik merkte dat de leerkrachten het heel waardevol vonden dat ze hun emoties kwijt konden. Het was voor mij ook heel goed om iedereen beter te leren kennen. Als je een team bouwt, moet je eerst investeren in de relatie en vooral heel goed luisteren naar wat mensen te zeggen hebben.’ Suzanne kreeg bij haar aanpak ondersteuning van het Vervangingsfonds. Er werd een studieochtend georganiseerd voor het hele personeel over het gezondheidsbeleid. Daar kwamen vragen aan de orde als: wat is ziek zijn, welke vragen kan je leidinggevende je stellen, wat kun je nog wel doen? Ook werd de brochure met het nieuwe gezondheidsbeleid, die BOOR samen met het Vervangingsfonds heeft gemaakt, uitgereikt en toegelicht. Suzanne geeft aan hoe belangrijk het is dat medewerkers op de hoogte zijn van de aanpak als ze zich ziek hebben gemeld. Het beleid van BOOR is om zo snel mogelijk contact op te nemen als iemand ziek thuis zit. Ook wordt bij drie ziekmeldingen in een korte periode een verzuimgesprek gehouden. We willen erachter komen wat er precies aan de hand is. Heeft iemand een probleem met zijn leidinggevende, met een collega, met ouders, met de klas? Vaak komen er dan emoties naar boven komen. Het is heel waardevol om het daar met elkaar over te hebben.’
In veel gevallen blijkt dat degene die zich ziek gemeld heeft nog wel bepaalde taken uit kan voeren. ‘Dan kun je samen kijken wat mogelijk is. Bijvoorbeeld wel lesgeven, maar geen teamvergaderingen bijwonen of een paar uur eerder naar huis gaan. De vraag wat iemand nog wel kan is, is heel wezenlijk bij onze aanpak. Want hoe langer iemand thuis zit, hoe hoger de drempel wordt om naar school te komen. Wij willen die drempel verlagen door zo snel mogelijk in gesprek te gaan en samen te komen tot een oplossing.’
Piekbelasting
Een andere manier om ziekteverzuim te voorkomen, is te zorgen dat de piekbelasting vermindert. Suzanne geeft aan dat schoolleiders daar alert op moeten zijn. ‘We kijken nu bijvoorbeeld naar de piekbelasting in het jaar, bijvoorbeeld de periode voor kerst of tijdens de cito-toetsen. Als directeur moet je ervoor zorgen dat er niet teveel andere werkzaamheden in zo’n periode worden gepland om de druk niet te hoog te maken. Ik merk dan mensen zelf ook alerter worden door zaken bespreekbaar te maken. Ze komen eerder naar mij toe als ze het niet redden. Ze gaan dus beter voor zichzelf zorgen, dat vind ik een hele goede ontwikkeling.’ BOOR is er veel aan gelegen het ziekteverzuim in de gehele organisatie terug te dringen. Binnen scholengroep IJsselmonde, waar De Barkentijn onder valt, is Suzanne de deskundige op het gebied van het gezondheidsbeleid. In het scholenoverleg wordt er regelmatig over gesproken. ‘Wij zijn een van de pilotgroepen binnen BOOR en krijgen daardoor intensieve ondersteuning van de bovenschools directeur, het Vervangingsfonds, de personeelsconsulent van BOOR en de bedrijfsarts. In onze scholengroep is het ziekteverzuim nu vrij laag, dus de aanpak werkt.’ Om schoolleiders te ondersteunen bij de aanpak van het ziekteverzuim organiseert BOOR samen met het Vervangingsfonds ook speciale masterclasses, zoals kennis van wet- en regelgeving, de functie en taken van de bedrijfsarts en gesprekstechnieken. ‘Ik heb al een paar masterclasses gevolgd. De nieuwe wet- en regelgeving in het kader van de Wet werk en zekerheid is niet zo eenvoudig onder de knie te krijgen, maar het is goed om te weten waar je je informatie vandaan kunt halen.’
Het ziekteverzuim op De Barkentijn daalde van 17 naar circa 5 procent op dit moment, vertelt Suzanne niet zonder trots. Er is op dit moment één medewerker ziek. ‘Het investeren in de relatie betaalt zich terug. Met het voeren van een goed HRM-beleid, gericht op inzetbaarheid, dialoog en verbinding, kunnen we het ziekteverzuim echt terugdringen. Het is zo goed om te zien dat de energie die je erin steekt z’n vruchten afwerpt. Bovendien hou je budget voor vervanging over en dat geld kun je weer voor de leerlingen gebruiken.’